La nouvelle plateforme de visioconférence UHA Cisco Webex Meetings (https://uha.webex.com) permet dés à présent de programmer des visioconférences accessibles :
Prérequis :
Utiliser un équipement possédant une webcam et un micro.
Pour les PC et les MAC préférer le navigateur internet Firefox.
Pour programmer une réunion, vous devez posséder un compte UHA et un compte Webex UHA qui doit être habilité à créer des rendez-vous.
Toute demande de compte UHA Webex habilité à créer des rendez-vous s'effectue exclusivement par un directeur, ou responsable administratif, ou responsable de service, en utilisent la plateforme : https://www.assistance.sirt.iutcolmar.uha.fr
Pour participer en tant qu'invité, à une visioconférence Webex, il faut avoir reçu une invitation Webex.
Index de l'article sous forme de liens :
Utilisation d'une invitation Webex.
Configurer votre compte UHA Webex.
Installer l'application Webex Meetings sur votre ordinateur.
Réglages et prise en main de l'application Webex Meetings.
Présentation de l'application Webex Meetings.
Programmer une visioconférence.
Comment exclure un participant de la réunion ?
Comment verrouiller ou déverrouiller la réunion ?
Comment mettre de côté un participent (lobby) ?
Enregistrement.
Tester votre installation.
Installation de Webex meetings sur un smartphone ou une tablette.
Documents de bonnes pratiques.
Utilisation d'une invitation Webex :
Vous recevez l'invitation par courriel.
L’invitation contient les informations de connexions 1.
Un bouton vert « Démarrer la réunion » permet de se connecter 2.
Il est aussi possible de se connecter à l’aide des informations noté 3 en utilisent un téléphone ou un système de visioconférence.
L'invitation ressemble à cela :
Cliquer sur "Rejoindre la réunion" pour démarrer la visioconférence puis entrer votre adresse courriel et suivre les instructions.
D'autres informations sur ce thème sont disponible sur le site de CISCO Webex :
https://help.webex.com/fr-fr/n62wi3c/Get-Started-with-Cisco-Webex-Meetings-for-Attendees
Configurer votre compte UHA Webex :
Aller avec un navigateur (Firefox) sur le site https://uha.webex.com
Cliquer sur "Se connecter" en haut à droite.
Saisissez votre adresse électronique uha.fr.
Cliquer sur "suivant".
Identifiez-vous avec votre adresse courriel UHA et votre mot de passe UHA.
Page d'accueil :
Elle permet une vue d'ensemble de votre outil de visioconférence Webex.
Pour information : vous pouvez ici télécharger et installer le programme "Webex Mettings" a l'aide du bouton "Télécharger" à droite. Puis l'installer.
Configuration des préférences :
Aller sur "Préférences" et sélectionner l'onglet "Général".
Vérifier les informations concernant le fuseau horaire, la langue et la région.
Pour que les modifications soient enregistrées, cliquer sur le bouton "Enregistrer".
1 Dans l'onglet "Ma salle personnelle" vérifier la présence du code PIN. Un PIN est obligatoire lorsque vous entrez dans votre salle à partir d'un système vidéo ou que vous appelez par téléphone. Veillez à ce que votre PIN reste confidentiel.
3 Cocher aussi "Notification", afin de recevoir un message électronique permettant à l’organisateur d’être averti lorsqu’un invité se présente dans sa salle personnelle.
Exemple de notification avec l'application Webex Meetings :
4 Valider à l’aide du bouton Enregistrer en bas de la page.
Dans l'onglet suivant "Audio et Vidéo" ajouter les réglages :
Sélectionner dans la liste de choix, comme sur la capture d'écran, le "Numéro d’appel par défaut", pour le premier et le suivant.
Ajouter votre ou vos numéros de téléphones. Dans le cas ou vos invités cherchent à vous joindre par téléphone.
Le Code PIN. Le PIN peut être utilisé pour fournir un deuxième moyen d’identification pour l’organisateur(trice), en cas d’utilisation du téléphone et d’invitation d’autres participants.
Valider à l’aide du bouton Enregistrer en bas de page.
Dans l'onglet "Programmation" vérifier que le "Type de réunion" est "Webex Meetings Pro Meeting"
Puis cocher "Courrier électronique d'invitation" qui permet de recevoir une copie du mail d'invitation envoyé aux invités.
L'option "Autorisation de programmation" permet de déléguer la programmation de vos réunions.
Valider vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer"
Installer l'application Webex Meetings sur votre ordinateur :
Télécharger avec votre PC ou Mac le fichier d'installation : https://www.webex.com/fr/downloads.html
Puis installer le en cliquant deux fois sur l'exécutable webexapp_FR.msi
Une fois installée, ouvrir l'application Webex Meetings et :
Renseigner votre adresse électronique UHA.
Choisir le domaine : uha.webex.
Authentifiez-vous avec votre courriel et mot de passe UHA.
Accepter la mise à jour si elle est proposée.
Réglages et prise en main de l'application Webex Meetings.
Le bouton "Démarrer une réunion" permet de commencer une visioconférence immédiatement.
Vous pouvez copier le lien de votre salle de réunion en cliquant sur le double carré à droite de votre nom. Puis l'envoyer par courriel aux personnes à invités.
Le bouton "programmer" permet de programmer une réunion.
Il est aussi possible de rejoindre une réunion en sélectionnant une salle personnel de réunion récente, en saisissant un numéro de réunion, le lien d'une réunion.
Vous avez aussi une visibilité des réunions à venir.
La configuration s’effectue depuis le menu "Préférences" accessible via l’engrenage situé en haut à droite du client UHA Cisco Webex Meetings.
Dans la section "Périphérique vidéo", cocher la case "Rejoindre la réunion à partir d'un périphérique vidéo connecté".
Dans la section "Audio, téléphone et caméra de l’ordinateur", sélectionner la puce "Toujours utiliser les paramètres audio et vidéo suivant".
Dans la sous-section "Connexion audio", cocher la case "Couper mon audio lorsque je rejoins la réunion". Ce paramètre est une bonne pratique afin de supprimer le bruit ambiant lors de l’arrivé dans une réunion. Attention l’usager doit penser à activer son micro pour s’exprimer oralement.
En descendant l'ascenseur en haut sur le côté droit de la fenêtre, accéder aux options suivantes.
Dans la sous-section "Enceinte", sélectionner "Utiliser le paramètre système" (Vérifier que ce soit le bon haut-parleur ou casque qui est sélectionné)dans le menu déroulant.
Dans la sous-section "Micro", sélectionner "Utiliser le paramètre système"(Vérifier que ce soit le bon micro qui est sélectionné)dans le menu déroulant.
Dans la sous-section "Micro",cocher la case Réglage automatique du volume.
Dans la sous-section "Caméra", sélectionner le périphérique
Et valider à l'aide du bouton "Appliquer" en bas de la page.
Présentation de l'application Webex Meetings.
Lors d'un rendez-vous, vous avez accès dans les menus déroulant de l'application aux fonctions :
"Partager" permet le partage du contenu. Choisir la fenêtre du programme à partager (navigateur internet, Word, Excel, PowerPoint etc ...)
"Audio" et "Haut-parleur, micro et caméra" permet de sélectionner, régler et tester : l'enceinte, le micro, ou la caméra.*
la coupure de votre micro ou de celui de tous les participants. Et la possibilité de le rétablir.
"Donner le rôle de" par exemple le rôle d'organisateur ou d'animateur.
"Privilèges des participants" à définir pour "Communiquer" ou attribué aux "Participants". Cela concerne le Chat et les Documents, l'affichage, la réunion.
"Réunion" permet de :
"Informations" affiche le paramètre de la réunion
Vous avez la possibilité d'enregistrer la réunion dans le cloud ou sur votre ordinateur.
Mettre en place un message de bienvenue.
"Options de réunion" : pour le chat, les Notes, le Transfert de fichier etc ...
"Verrouiller la réunion" et "Déverrouiller la réunion".
* "Audio" et "Haut-parleur, micro et caméra" permet de sélectionner, régler et tester : l'enceinte, le micro, la caméra.
Programmer une visioconférence :
- Avec l'application Webex Meetings, cliquer sur "Programmer".
Votre navigateur s'ouvre sur le site Cisco Webex "https://uha.webex.com/webappng/sites/uha/meeting/scheduler"
- Ou utiliser votre navigateur Firefox, pour aller sur le site uha.webex.com
Identifier vous avec votre adresse adresse électronique UHA et votre mot de passe UHA.
Choisir dans le menu de gauche "Réunions" puis cliquer sur "Programmer" à droite.
Donner un nom à votre réunion dans le champ "Sujet de la réunion".
Choisir la date et l'heure. Les réunion programmées permettent de se connecter 15 minutes avant l'heure définie, afin de procéder aux connexions des divers participants.
Choisir sa durée.
Cliquer sur "Terminé".
Indiquer le nombre de participants.
Cliquer sur "Enregistrer".
Vous allez recevoir une invitation par courriel que vous pouvez transmettre aux participants.
Votre réunion est programmé. Il est possible de la modifier ou de la supprimer. Utiliser le crayon pour modifier et la corbeille pour la supprimer.
En cliquant sur "Démarrer la réunion" sur le site ou sur l'invitation du courriel, vous pouvez rejoindre votre réunion au jour et à l'heure prévu.
Allez plus loin avec ce lien :
https://help.webex.com/fr‐fr/nrebr3c/Get‐Started‐with‐Cisco‐Webex‐Meetings‐for‐Hosts
Comment exclure un participant de la réunion ?
Dans Webex en bas cliquer sur le bouton du bonhomme noté 1.
La fenêtre des participants apparait sur la droite. Clique de droite sur le participant que vous souhaitez exclure de la réunion, noté 2 et choisir « Exclure » noté 3.
Comment verrouiller ou déverrouiller la réunion ?
Cliquer dans le cercle avec les « … » noté 4 sur l'image au dessus et choisi « Restreindre l’accès ».
Verrouillez la réunion dès que tous les invités ont rejoint la réunion. Ceci empêchera à d'autres personnes de la rejoindre.
Les organisateurs peuvent verrouiller/déverrouiller la réunion à tout moment au cours de la session. Pour verrouiller une réunion, vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant "Réunion" et sélectionner "Restreindre l'accès".
Astuce : Cette option empêche quiconque de rejoindre la réunion, incluant les participants qui ont été invités à la réunion mais qui ne l'ont pas encore rejointe. Pour déverrouiller une réunion, sélectionnez "Réunion" puis "Restaurer l'accès".
Comment mettre de côté un participent (lobby) ?
Avec la fonction « Déplacer vers le lobby », vous pouvez mettre de côté un candidat.
Pour cela, dans la fenêtre de droite « Participants » faite un clique de droite sur le candidat à mettre de côté et choisir « « Déplacer vers le lobby ».
Il apparait en haut de la liste des participants en jaune .
Pour le ramener dans la réunion utiliser le clique de droite.
Pour plus d'informations sur le LOBBY cliquer sur le lien suivant :
Déplacer les invités vers et à partir du lobby dans Cisco Webex meetings
Enregistrement.
Il est possible d'enregistrer avec l'application Webex Meetings.
Lors de la visioconférence cliquer sur le bouton rond rouge "Enregistreur".
Choisir un enregistrement sur votre ordinateur.
Indiquer l'emplacement ou doit être enregistré le fichier vidéo.
Cliquer sur le point rouge pour commencer l'enregistrement.
Pour le stopper, appuyer sur le carré noir.
Cette fonction "Enregistreur" vous permet aussi de concevoir un cours vidéo.
Par exemple en partageant un écran, et en parlant dans votre micro.
En cliquant sur "Annoter" dans la barre du haut, une série d'outils sur la gauche apparait et vous offre la possibilité d'annoter le document que vous partagez.
Tester votre installation.
Vous pouvez tester vos équipement (caméra et micro) en utilisant le lien suivant :
https://www.webex.com/test-meeting.html
Documentation pour rejoindre une rénuion de test.
Installation de Webex meetings sur un smartphone ou une tablette.
Trouver les informations sur l'installation de l’application mobile Webex meetings, sa mise en route et des vidéos pour vous aider à effectuer certaines des tâches courantes avec le lien suivant :
Ressources de l’application mobile Cisco Webex meetings
Documents de bonnes pratiques :
Charte_VisioConference COVID-19 V6
COVID‐19 UHA Cisco Webex Meetings Notes Rapides(1)