Les commandes publiques sont soumises à des règles très strictes. Si le montant est compris entre 20 000€ et 49 999€ HT il y a lieu d'utiliser le marché à procédure adapté dite (MAPA) pour les montants supérieurs une autre procédure dite formalisée est utilisée. Celle que nous évoquons ci-dessous est la procédure MAPA et concerne plus précisément la commande de fourniture et travaux spécifiques à l'informatique, la téléphonie,ou l'audiovisuel.
Acteurs
- Le Demandeur , vous
- Le chef de département
- Le service financier
- le Sirt
- Le service Technique
- La cellule des marchés
- Les fournisseurs
- La direction
Prérequis
- Avoir défini clairement les besoins sous forme de cahier des charges
- Avoir d'ors et déjà une estimation du coût (Devis pour Établir une fourchette de prix)
- Disposer du budget nécessaire pour l'opération
Délais
2,5 mois
Procédure
Dans un premier temps il y a lieu de créer une demande dans la Base des commandes comme détaillé dans l'article "Comment obtenir un nouveau matériel (poste, imprimante, ...) ?".
Ensuite le sirt vous contacte (le demandeur et le chef de département/service doivent être présent) pour étudier le projet , il s'adjoint l'aide du Service Technique si nécessaire. C'est à ce moment que le cahier des charges CCTP est mis en forme de manière officielle et que le document de "demande de lancement de marché" est rédigé.
Le document de "demande de lancement de marché" et le CCTP sont envoyés à la cellule des marchés qui préparera les documents officiels et les publiera sur le site de l'UHA (le délai est d'environs deux semaines).
Le document doit être au minimum publié pendant 2 semaines (c'est le délai minimum légal) avant de procéder à l'ouverture et à l'analyse des offres.
Pendant ces deux semaines de publication, Les fournisseurs établissent leurs propositions, contactent éventuellement le sirt pour une visite des locaux , des précisions supplémentaires, des plans.
Après analyse des offres (effectué par le SIRT qui peut être secondé par le département/service concerné), un document de rapport d'analyse est à rédiger pour justifier le choix du fournisseur/prestataire.
Un courrier est envoyé aux candidats non retenus et un délai d'une semaine est imposé pour permettre aux candidats non retenus de contester ce choix par recommandé avec AR à la cellule des marchés.
Une notification est alors ensuite envoyé au candidat retenu pour l'opération, un numéro d'opération est crée par la cellule des marchés et le département/service concerné peut alors passer à l'étape de création du bon de commande en utilisant ce numéro d'opération.
Besoins-types relatifs à ce sujet
Aucun
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