Une imprimante que vous utilisez arrive en fin d'encre et vous souhaitez prévoir le remplacement du toner ou des cartouches.
Acteurs
- L'utilisateur principal de l'imprimante
- Le SIRT
- Les prestataires externes
Prérequis
- Aucun
Délais
- Moins d'une heure
Procédure
Les imprimantes et photocopieurs de l'IUT sont organisés en deux modes de fonctionnement :
- Sous contrat : la vie de l'équipement est entièrement gérée par un prestataire externe
- géré par le SIRT : le SIRT gère le stock de toner pour l'équipement
Comment savoir dans quelle catégorie se trouve un équipement ?
Ce sont les imprimantes photocopieurs et les photocopieurs qui sont principalement sous contrat, quand le matériel est neuf ou que les prestataires externes ont bien voulu prolonger ce contrat de maintenance.
Les autres imprimantes sont toutes gérées par le SIRT.
En cas de doute, le mieux est encore de poser la question au SIRT.
Cas A : Les équipements sous contrat
Pour les imprimantes, le prestataire externe est averti par mail que l'imprimante arrive en bout de cartouche. Dans ce cas, une cartouche "d'avance" est généralement à disposition au SIRT.
Pour les photocopieurs acquis (Toshiba) recemment une feuille de suivi/commande est collée sur le photocopieur les secrétaires de département se chargent de remplir le document et de faxer au n° inscrit au recto.
Pour les autres photocopieurs, le numéro de téléphone du prestataire ainsi que le n° d'équipement figurent sur une plaque apposée à l'équipement. Il convient simplement de prévenir le prestataire qui organisera un remplacement.
Cas B : le stock est géré par le SIRT
Déclarez simplement un incident informatique pour demander le remplacement du toner.
Il est également possible que l'imprimante soit en mesure d'avertir directement le SIRT qu'elle arrive bientôt en fin d'encre. Dans ce cas, le SIRT créera un incident au nom de l'utilisateur principal de l'imprimante afin de l'avertir que le problème est identifié et que le traitement est en cours.
Le SIRT notera le remplacement effectué. Lorsque le SIRT devra renouveler son stock de toner, la nouvelle commande sera imputée aux départements au prorata des consommables utilisés.
Derrière le rideau : le fonctionnement interne du SIRT
Le SIRT essaie de disposer toujours d'au moins un toner de chaque type dans son stock. Pour les imprimantes existant en multiples exemplaires sur le réseau, le stock sera plus important.
Le SIRT est saisi soit par un incident de l'utilisateur ("plus beaucoup d'encre") soit par l'imprimante ("niveau de toner faible"). La hotline organise alors le remplacement de la cartouche ou - si le toner permet encore d'imprimer quelques copies - la réservation d'un toner de rechange.
Lorsque le niveau de stock d'un toner donné descend en desssous du niveau minimal pour assurer un service de qualité, le SIRT établit une commande pour renouveler le stock dont le prix sera répercuté sur les départements ayant consommé les cartouches manquantes.
Le SIRT garde un état précis des toner remplacés ainsi que des dates et des éventuels incidents liés à ce changement.