Les besoins en matériels informatique des différents départements doivent obligatoirement passer par l'application de gestion des commandes

Acteurs

  • Le Sirt
  • le chef de département/pôle/service d'où émane la demande
  • le service financier de la composante
  • le secrétariat de département/pôle/service d'où émane la demande
  • et dans certains cas la cellule des marchés de l'UHA

Prérequis

  • S'être renseigné sur internet, catalogues, brochure ou auprès du sirt sur le type de produit et caractéristiques demandées
  • s'être renseigné sur la disponibilité des finances nécessaire à l'acquisition du matériel

Délais

Les délais varient selon la procédure à suivre en fonction du montant de l'achat et du type de matériel.

Procédure

Voici les déférentes étapes et les interactions avec l'application de gestion des commandes informatiques.

L'application est disponible sur disponible à l'adresse https://webapps.iutcolmar.uha.fr/GestionCommandesInfo

Faire une demande (Tout le monde)

Toute demande de nouveau matériel informatique doit obligatoirement passer par l'application de gestion des commandes

  1. Dans le menu déroulant "Commandes", choisir "Nouvelle commande"
  2. Choisir le "département". Les demandes de validation et de traitement dépendent du département sélectionné.

Votre document sera alors soumis à une validation de votre chef de département/service/pôle. Cette demamnde de validation lui sera transmise par mail et sera consultable depuis la meme interface.

Lorsque le matériel est livré au SIRT celui est mis en ordre de marche , étiqueté et référencé dans la base d'inventaire comptable et remis au demandeur ou installé sur le lieu de destination du demandeur. Le demandeur sera averti par courriel.

Valider une demande (chef de département/service/pôle/Laboratoire)

Les chefs de département/service/pôle/laboratoire sont susceptibles de recevoir une demande de validation par courriel. Il leur convient de suivre les étapes suivantes:

  1. Se connecter sur l'application de gestions des commandes informatiques
  2. Ouvrir la commande
  3. Cliquer sur valider ou refuser la demande

La demande sera ensuite notifiée au SIRT pour validation technique.

Validation technique et tarifaire (SIRT)

Le SIRT se charge des opérations suivantes

  1. Choisir le fournisseur en fonction des règles de marché en cours.
  2. Choisir le type et le modèle d'équipement en adéquation avec une politique d'achat optimale.
  3. Demande de prix.
  4. Valide pour passage à l'étape suivante.

A l'étape suivante, la demande fait l'objet d'une création d'engagement administratif par le secrétariat du pôle/département/service ou par le service financier de la composante.

Saisie de la commande (secrétariat du pôle/département/service ou service financier de la composante)

La/les personne(s) en charge de la rédaction des commandes du service/pôle/labo/département est notifiée par courriel. Les tâches à réalisées sont :

  1. Saisir la commande dans GFC Dépenses N° EJ.
  2. Attendre  la validation de l'ordonnateur et le traitement par les service financier .
  3. Le service Financier reporte dans la base des commandes informatique ,  le numéro d'EJ dans le champ dédié.
  4. Le Service Financier valide en appuyant sur "Commande saisie".

  5. le SF edite  le bon de commande et le transmet au sirt
  6. Envoi du bon  de commande papier par le sirt pour expédition aux fournisseurs idoines

NB:  Le SIRT se chargera de l'envoi de l'EJ au fournisseur.

Réceptionner un matériel (SIRT)

Lorsque le matériel est livré au SIRT, celui-ci est mis en ordre de marche, étiqueté et référencé dans la base d'inventaire comptable et remis au demandeur ou installé sur le lieu de destination du demandeur. Le demandeur sera averti par courriel.

 

Besoins-types relatifs à ce sujet

Aucun

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