Vous avez décidé d'inclure un nouveau logiciel dans le processus pédagogique et souhaitez qu'il soit déployé dans une ou plusieurs salles.
Acteurs
- Vous
- Le SIRT
- Eventuellement le Service Financier ou des prestataires externes
Prérequis
- Vous avez identifié un logiciel correspondant à vos besoins
Délais
- Plusieurs semaines dans le cas d'un nouveau logiciel
- Au moins une semaine dans le cas d'un déploiement de logiciel dans une nouvelle salle
Procédure
Le processus visant à faire installer un logiciel dans une nouvelle salle passe par les étapes suivantes :
Vérification de compatibilité
Les points suivants doivent être vérifiés avant l'achat :
- Le logiciel doit être compatible avec Windows 10 64 bits
- Le logiciel doit avoir des exigences matérielles compatibles avec le matériel en place (place disque occupée, quantité de mémoire, capacités de calcul, son, etc.)
- Le logiciel ne doit pas exiger que l'utilisateur ait des droits Administrateur sur le poste client. Les utilisateurs du réseau de Colmar ne disposent que du droit "Utilisateurs du domaine" et cela doit suffire.
- S'il s'agit de logiciel Client/Serveur, il faut caractériser les besoins au niveau serveur et voir si ces ressources sont encore disponibles sur le réseau.
Le meilleur moyen pour vérifier cette compatibilité est :
- Obtenir une version Test du logiciel (si possible)
- Faire installer par le SIRT ce logiciel sur un poste de la salle de destination.
- Obtenir du SIRT un compte "étudiant type"
- Faire un TP en conditions, avec une série d'éléments à faire, en utilisant ce compte étudiant
Une fois cette étape achevée, on peut passer aux étapes suivantes.
Vérification des licences logicielles
Aucun logiciel ne pourra être installé si les licences correspondantes n'ont pas été acquises par l'UFR. En fonction du type de licence, la procédure d'achat est différente :
- Logiciels libres : ces logiciels sont libres de droits et sont donc "gratuits".
- Logiciels négociés nationalement : ces logiciels ont des tarifs unitaires fortement réduits. Ils doivent toujours être commandés auprès du CURIL, un organisme de l'UdS chargé de "revendre" ces licences négociées. Il est totalement interdit d'acheter ailleurs un logiciel négocié.
- Logiciels avec une licence par site : ces logiciels demandent un "droit d'entrée" permettant ensuite de l'installer sur un nombre de poste indéfini du site.
- Autres cas : le prix du logiciel est directement obtenu de la part du revendeur, il est impératif de demander s'il existe un tarif spécial éducation
- Contrats annuels : L'éditeur du logiciel propose très souvent un "support" et des mises à jour en échange du paiement annuel d'un contrat de maintenance. Pensez bien à budgetiser cette somme qui n'est que rarement négligeable.
ATTENTION (bâtiment F) : les logiciels étant disponibles dans une salle du plateau technique (bâtiment F) doivent être installés dans toutes les salles. Le coût des licences est donc à prendre en compte non pas pour 30 postes, mais pour 189 postes
Les commandes doivent toutes être demandées via un ticket informatique
Une fois les licences acquises (compter en général deux à trois semaines), le déploiement peut être programmé.
Programmation du déploiement
Le nouveau logiciel sera intégré dans la prochaine image créée pour une salle. Il sera donc disponible au premier déploiement de la nouvelle image.
Les images des salles sont crées une fois l'an, en juin-juillet, pour un redéploiement des salles pour le mois de septembre.
Cas particuliers
- Mise à jour d'un logiciel existant : lorsqu'il s'agit d'une mise à jour mineure, bien évaluer les apports avant de mobiliser du travail pour déployer une version. S'il s'agit d'une mise à jour majeure, le travail de licences et de compatibilité est souvent nécessaire.
- Achat de licences : cette phase ne dépend pas du SIRT et les délais sont aléatoires. Là encore, il faut tenter de prévoir longtemps à l'avance.
Besoins-types relatifs à ce sujet
- Aucun