Les besoins en matériels informatique des différents départements doivent obligatoirement passer par l'application de gestion des commandes
Acteurs
- Le Sirt
- le chef de département/pôle/service d'où émane la demande
- le service financier de la composante
- le secrétariat de département/pôle/service d'où émane la demande
- et dans certains cas la cellule des marchés de l'UHA
Prérequis
- S'être renseigné sur internet, catalogues, brochure ou auprès du sirt sur le type de produit et caractéristiques demandées
- S'être renseigné sur la disponibilité des finances nécessaire à l'acquisition du matériel
Délais
Les délais varient selon la procédure à suivre en fonction du montant de l'achat et du type de matériel.
Procédure
Point d'entrée : le ticket informatique
En premier lieu, le destinataire de l'équipement commandé crée un ticket sur le système d'assistance, en sélectionnant la rubrique "Administration/Demande de devis"
Il renseigne toutes les informations demandées.
Le SIRT effectue alors les demandes de devis auprès des prestataires titulaires des marchés correspondants.
Une fois le devis transmis et validé par l'utilisateur, celui-ci nous indique s'il faut transformer la demande de devis en commande ferme.
Le SIRT crée alors un nouvelle entrée dans le système de gestion et de suivi des commandes informatiques.
Le suivi des commandes informatiques
Cette section ne concerne que les acteurs de la chaîne de commande informatique.
L'application est disponible à l'adresse : https://webapps.iutcolmar.uha.fr/GestionCommandesInfo
Valider une demande (chef de département/service/pôle/Laboratoire)
Les chefs de département/service/pôle/laboratoire sont susceptibles de recevoir une demande de validation par courriel. Il leur convient de suivre les étapes suivantes:
- Se connecter sur l'application de gestions des commandes informatiques
- Ouvrir la commande
- Cliquer sur valider ou refuser la demande
La demande sera ensuite notifiée au SIRT pour validation technique.
Validation technique et tarifaire (SIRT)
Le SIRT se charge des opérations suivantes
- Choisir le fournisseur en fonction des règles de marché en cours.
- Choisir le type et le modèle d'équipement en adéquation avec une politique d'achat optimale.
- Demande de prix.
- Valide pour passage à l'étape suivante.
A l'étape suivante, la demande fait l'objet d'une création d'engagement administratif par le secrétariat du pôle/département/service ou par le service financier de la composante.
Saisie de la commande (secrétariat du pôle/département/service ou service financier de la composante)
La/les personne(s) en charge de la rédaction des commandes du service/pôle/labo/département est notifiée par courriel. Les tâches à réalisées sont :
- Saisir la commande dans GFC Dépenses N° EJ.
- Attendre la validation de l'ordonnateur et le traitement par les service financier .
- Le service Financier reporte dans la base des commandes informatique , le numéro d'EJ dans le champ dédié.
- Le Service Financier valide en appuyant sur "Commande saisie".
- le SF edite le bon de commande et le transmet au sirt
- Envoi du bon de commande au SIRT pour expédition aux fournisseurs idoines
NB: Le SIRT se chargera de l'envoi de l'EJ au fournisseur.
Réceptionner un matériel (SIRT)
Lorsque le matériel est livré au SIRT, celui-ci est mis en ordre de marche, étiqueté et référencé dans la base d'inventaire comptable et remis au demandeur ou installé sur le lieu de destination du demandeur. Le demandeur sera averti par courriel.
Besoins-types relatifs à ce sujet
Aucun