Dans certains cas, les départements peuvent souhaiter louer ou mettre à disposition une salle avec des ressources informatiques à un public composé de personnes extérieures à l'UHA. Ce document explique les procédures et étapes à respecter pour limiter au maximum les problèmes pouvant survenir à ce niveau.

Acteurs

• L'organisateur interne de l'événement (la personne qui suit la mise à disposition de la salle pour l'UHA)
• L'organisateur externe (la personne qui gère l'événement pour l'organisme extérieur à l'UHA)
• Le SIRT

Délais

• Au moins une semaine

Une obligation : la sécurité informatique

L'accès aux ressources informatiques de l'université engage la responsabilité de l'université. Il est donc indispensable de pouvoir établir très précisément QUI accède à quelles ressources à un moment donné, en cas de vérification demandée dans un cadre juridique. Aucune mise à disposition de salle ne peut s'affranchir de cette obligation et les manquements seront signalés. La première conséquence d'un manquement est que l'organisateur interne ne serait plus autorisé à mettre à disposition ses ressources !

Inventaire des besoins

L'organisateur interne doit compiler les besoins en ressources informatiques de l'organisateur extérieur. Ces besoins incluent, mais ne sont pas limités à :

• L'accès à un ou plusieurs ordinateurs fixes installés dans les salles
• L'accès au réseau Wifi
• L'utilisation d'un système de vidéoprojection
• L'utilisation de micros
• L'utilisation d'un logiciel particulier.

Il est également nécessaire de connaître : 

• les personnes qui auront besoin de la ressource informatique
• Les cas particuliers techniques (ex : les utilisateurs viennent avec leurs propres équipements, Apple, etc.) qui changeront les possibilités techniques.

Une fois ces besoins recensés, vous les ferez remonter au SIRT par la création d'un ticket informatique en précisant : 

• Les salles concernées
• Le nom et le prénom de toutes les personnes nécessitant un accès au réseau informatique, sous la forme d'un fichier Excel (ou autre tableur) où les noms et prénoms sont séparés en deux colonnes impérativement !
• Les dates de l'événement
• Les besoins exprimés
• Un préfixe en rapport avec l'événement qui déterminera la forme des comptes générés (ex : INRA, pour préfixer les comptes et éviter les homonymies)

Les comptes nominatifs

Aucun accès anonyme ou générique ne pourra être attribué aux usagers externes.

Cela signifie que CHAQUE utilisateur qui aura accès aux ressources devra posséder ses propres identifiants (un login et un mot de passe) qui lui sont propres. Ces mots de passe devront être attribués à un usager en échange d'une signature pour chaque compte, avec le nom et prénom du destinataire.

⇒ Exception : dans les amphithéâtres, les ordinateurs fixes disposent d'un compte local permettant d'ouvrir une session. L'utilisation de ce poste est placé sous la responsabilité de l'organisateur extérieur de l'événement

En réponse au ticket informatique le SIRT vous fournira : 

• Un fichier Excel contenant les couples identifiants et mots de passe des comptes wifi générés (si nécessaire)
• Un fichier Excel contenant les couples identifiants et mots de passe des comptes d'accès aux ordinateurs fixes générés (si nécessaires)
• Tout conseil et remarque éventuelle sur les difficultés à prévoir

Pour les accès Wifi, l'UHA a émis une note de fonctionnement impérative (cliquer sur le lien pour la consulter) 

Reponsabilités des organisateurs

Avant l'événement : 

A partir de ces fichiers, le secrétariat du département organisateur devra : 

• Générer un publipostage pour créer des documents de mise à disposition de comptes comprenant à chaque fois un couple identifiant/mot de passe. Ces documents seront distribués aux usagers en échange d'une signature.
• Générer un fichier d'émargement pour mise à disposition de ces comptes

Il est plus que conseillé qu'un représentant de l'organisation extérieure vienne tester le matériel et les besoins avant l'événement : le jour venu, le SIRT ne sera peut-être pas disponible pour une assistance (cela dépendra des autres urgences et du personnel disponible).

Le jour de l'événement :

l'organisateur externe distribuera les comptes en notant précisément les noms et prénoms, ainsi que la signature du destinataire du compte.

Après l'événement :

le document d'émargement signé devra retourner au SIRT pour archivage.