Les mails : l'iceberg des communications électroniques
Un message électronique semble être une ressource sobre : on rédige un texte, on appuie sur le bouton envoyer, et nos interlocuteurs disposent immédiatement de l'information. Hélas, comme beaucoup de mécanismes informatiques, la complexité est souvent cachée aux usagers : un mail est en réalité bien plus consommateur de ressources qu'il n'y paraît !
Prenons l'espace de stockage. Si votre message arrive chez X destinataires, il est concrètement stocké X+1 fois sur des disques durs éparpillés à travers le monde. Une fois chez chaque destinataire, et en général une fois chez vous, dans votre boîte d'envoi.
Mais au-delà de l'aspect statique, votre message est aussi acheminé par des équipements informatiques (serveurs et routeurs) et passe donc par une myriade de machines qui, à chaque fois, consomment de la ressource énergétique. Dynamiquement, votre mail passera au minimum par 4 équipements intermédiaires, et plus généralement par une dizaine.
Si on place une moyenne d'équipements concernés à Y (avec Y entre 4 et 20), un message envoyé à X destinataires utilisera du courant dans X * Y équipements.
On comprend mieux pourquoi le pourriel est un véritable fléau écologique, mais aussi les raisons pour lesquels il convient de réfléchir à l'usage de la messagerie !
Exemple de nombre d'équipements utilisés pour envoyer un mail de l'UHA vers gmail : 14 équipements !
Pour information, sur une semaine "normale" à l'Université :
- Nombre de mails reçus ou émis : environ 410.000 messages !
- Dont des pourriels interceptés par le système d'analyse anti-spam : 13.000
Conseil 1 : gardez vos mails sous contrôle
Plus votre mail a de destinataires, plus il est nécessaire de réduire sa taille ! Attention aux listes de diffusions qui ne font que masquer le nombre de récipiendaires réel.
- Dès que vous avez plusieurs destinataires, évitez au maximum :
- les fichiers joints
- les images incorporées dans les messages
- Préférez TOUJOURS héberger votre fichier/image à un emplacement que vous savez accessible à tous les destinataires (moodle, hébergement web public, etc.) et remplacez votre fichier joint/image par un lien pointant vers le fichier (ou une indication permettant de le retrouver)
Même si vous n'avez qu'un seul destinataire, évitez :
- d'envoyer des fichiers joints volumineux (> 1 Mo)
- d'inclure systématiquement dans vos réponses le message d'origine auquel vous répondez.
Vous pouvez toujours ponctuellement changer d'avis dans un message :
Si vous n'avez pas besoin de mise en page complexe ou d'effets de textes, vous pouvez aussi opter vers l'envoi d'un message en "Texte simple", qui prend jusqu'à 90% moins de place qu'un message en "Texte HTML"
Et si vous voulez savoir combien de place occupe votre boîte aux lettres électronique, laissez simplement la souris sur votre nom, en haut à droite de Zimbra. Au bout d'une seconde, vous aurez la taille complète !
Conseil 2 : Adaptez vos messages à votre (vos) destinataires
Ne répondez pas de la même façon à un usager inconnu externe et à votre voisin de bureau.
Dans le premier cas, vous incluez les formules de politesses, les bandeaux de communication pour les portes ouvertes, vous faites des phrases bien construites.
Dans le second cas, la signature paraît inutile, de courtes réponses factuelles sont préférables.
Vous pouvez créer plusieurs signatures, et passer de l'une à l'autre dans votre messagerie simplement en utilisant le menu "Options" :
Conseil 3 : Faites le ménage tout de suite, n'attendez pas !
Si vous laissez entasser les messages, soyons franc : vous ne ferez certainement jamais le ménage. Au bout d'un moment, le découragement et le temps nécessaire est trop fort. Prenez l'habitude de vous interroger à chaque message que vous lisez ou envoyez s'il est nécessaire de le conserver ou non.
- Vous recevez des newsletters ? Survolez-la. Si certains sujets vous intéressent, ouvrez les liens dans votre navigateur puis mettez-les en "favoris" pour "lire plus tard". Dans tous les cas, supprimez la newsletter juste après : en effet, par définition, ce qui est dans cette communication est visible sur internet, vous retrouverez l'information au besoin.
- Vous recevez un mail en copie ? Prenez en conscience, puis faite confiance à l'interlocuteur principal (qui donc est en charge du traitement/de la réponse).
- Une invitation : renseignez votre agenda, puis supprimez le mail.
- Le mail ne contient aucune nouvelle information ? supprimez le mail !
- Le mail concerne un sujet récurrent/long, etc. : classez le mail dans un dossier pertinent
En clair, ne conservez dans votre boîte de réception que les messages pour lesquels il vous reste encore un traitement/une action à effectuer.
Mais cela ne suffit pas !!!!
Périodiquement :
- Tous les jours : examinez vos mails envoyés, et supprimez/classez les de la même façon
- Tous les mois : examinez vos dossiers. Le sujet est clos depuis longtemps ? Il est peut-être temps de faire une synthèse, puis de supprimer le dossier et tout son contenu !
Si vous utilisez des filtres pour classer automatiquement des messages, attention à cette facilité : n'oubliez pas de faire le ménage dans ces dossiers régulièrement !
Enfin, concernant les messages avec des pièces jointes :
- vous pouvez trier les dossiers "par taille" (clic droit sur le critère de tri actuel) afin de voir quels messages sont les plus volumineux
- Vous pouvez enregistrer la pièce jointe hors de votre messagerie si elle est vraiment nécessaire
- Vous pouvez supprimer la pièce jointe SANS supprimer le mail si vous le souhaitez en cliquant sur "Supprimer" à côté de la pièce jointe
- Dans l'onglet "Conservation", vous pouvez déterminer un seuil de mise au rebut automatique au bout de X jours/semaines/mois/années. Ainsi, tout message qui dépasse la date de conservation sera automatiquement effacé.
Que vous rangiez manuellement vos messages dans les dossiers d'archives ou que vous utilisiez des filtres pour les ranger automatiquement, le ménage se fera selon vos instructions !