Dans ce document, vous trouverez quelques informations sur l'utilisation du système de tickets informatiques utilisé par le SIRT pour le suivi des demandes et incidents. Vous y trouverez aussi quelques conseils d'utilisation qui vous feront gagner un temps précieux.
Un rapide point de vocabulaire
- Le ticket : c'est ainsi que le système désigne une demande informatique. Chaque ticket a un numéro qui permet de le suivre jusqu'à sa clôture (résolution)
- Suivi : c'est un texte ajouté au ticket par la suite, soit par le technicien qui s'occupe du problème, soit par l'utilisateur qui souhaite préciser un point. Ce texte est destiné à la communication entre l'utilisateur et le technicien.
- Tache : c'est un texte ajouté par le technicien qui s'occupe du problème, ce texte décrit les étapes de la résolution du problèmes et toutes les pistes explorées par le technicien.
- Solution : c'est un texte ajouté par le technicien qui s'occupe du problème, ce texte présente de manière synthétique la solution proposée par le technicien.
Créer un nouveau ticket :
Adresse : https://www.assistance.sirt.iutcolmar.uha.fr/
Lorsque vous vous connectez sur le système de demande informatiques (le logiciel s'appelle "GLPI"), vous n'arrivez pas directement sur un formulaire de demande, vous devez pour cela cliquer sur l'onglet "Créer un ticket". Il vous suffira ensuite de remplir le ticket comme il suit :
Veillez aux points suivants :
- Si le ticket concerne quelqu'un d'autre que vous, merci de choisir "Non" dans la rubrique le ticket me concerne et spécifiez l'adresse mail de la personne concernée
- Suivi par courriel : le SIRT communique par le biais de ce système. Si vous choisissez "Non", vous ne serez pas averti des suivis et risquez de bloquer l'incident, quand le SIRT attend une réponse de votre part !
- Courriel: elle est automatiquement remplie si le ticket vous concerne, sinon indiquez l'adresse de la personne concernée
- Type : vous pouvez sélectionner ici si il s'agit d'un problème (incident) ou d'une nouvelle demande.
- Catégorie : sélectionnez la catégorie qui vous semble la plus adaptée. Le SIRT requalifiera éventuellement cette catégorie en cas d'erreur.
- Elements associés : Si le ticket concerne un équipement ou un logiciel particulier, vous pouvez le rechercher en sélectionnant d'abord son type (Ordinateur, Logiciel, Imprimante, ...) puis en rentrant son nom. Associer un ticket à un équipement fera gagner du temps lors de la résolution du ticket.
- Lieu : si le problème se situe dans une salle en particulier, n'hésitez pas à renseigner le lieu pour faciliter nos interventions
- Observateurs : vous pouvez ajouter d'autres personnes qui pourront "observer" l'évolution du ticket et seront récépiendaires des suivis et des solutions. Attention, cependant, les observateurs ne pourront pas ajouter de nouveaux suivis et répondre aux questions !!
- Titre : Donnez un titre explicite ("Impressions bloquées sur ADMPRN07" est mieux que "je ne peux pas imprimer")
- Description : c'est là que vous pouvez donner tous les détails de l'incident, le contexte, le nom des machines impliquées, les messages d'erreur. Comme toujours : plus ce sera précis, plus la résolution sera simple et plus la demande sera résolue rapidement !
- Fichier : vous avez la possibilité de rattacher un fichier à votre incident (une liste Excel, une copie d'écran, etc.)
Consultez l'état de vos tickets
adresse : https://www.assistance.sirt.iutcolmar.uha.fr/front/ticket.php
Lorsque vous recevez un message indiquant que votre ticket a fait l'objet d'une modification, vous disposez d'un lien au début du message pour visualiser tous les éléments relatifs à cette demande.
Vous pouvez aussi consulter la liste de vos tickets à l'adresse ci-dessus.
La première partie du "détail de la demande" résume votre demande initiale.
En dessous, vous voyez l'ensemble des modifications effectuées sur cette demande, dans l'ordre chronologique inverse (le plus récent vers le haut) qui vous explique qui a travaillé sur votre demande, quand et combien de temps. C'est également ici que vous pouvez examiner les "suivis", autrement dit les explications du technicien en charge de votre demande.
Tant que le ticket n'est pas clos, vous avez la possibilité de rajouter vous aussi des suivis en cliquant sur "Ajouter un suivi", pour faire des remarques, répondre à une question du technicien ou apporter des compléments d'informations. N'hésitez pas à abuser de cette fonction !
ATTENTION : nous sommes informés automatiquement de l'ajout d'un suivi, mais pas de l'ajout d'un document. Si vous ajoutez un document, merci aussi d'ajouter un suivi pour nous prévenir !
Les différentes étapes d'un ticket :
Le schéma suivant vous donne un aperçu du cheminement des tickets informatiques.
Besoins-Types relatifs à ce sujet
- Contacter la hotline
- Comment obtenir un nouveau matériel (poste, imprimante, ...) ?
- Comment emprunter un matériel de prêt informatique/multimédia ?
- Comment obtenir un compte informatique ?
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Questions/Réponses
Les mails envoyés sont difficilement lisibles
Le système se veut exhaustif et tend malheureusement à être verbeux. Nous vous suggérons plutôt de prêter attention au titre du message. S'il contient "nouveau suivi", ou "ticket fermé", vous pouvez consulter la résolution ou l'avancement en cliquant sur le lien au début du message. La page web est en effet plus lisible que les messages envoyés.