L'IUT dispose d'un parc de photocopieuses à disposition des personnels. Le fonctionnement et la maintenance de ces photocopieuse dépend de la nature de l'équipement, mais quelques règles générales s'appliquent.
Si la frontière entre les photocopieurs et les imprimantes hautes-performances tend à disparaître, les technologies utilisées permettent encore aux photocopieurs d'être très performants sur le plan économique.
Coûts
Ainsi, un cours de 10 pages photocopié pour 50 étudiants revient à 3 € sur une photocopieuse contre 7 € sur une imprimante !
De plus, les photocopieurs sont en général mécaniquement plus stables, ce qui diminue les coûts humains et les durées d'immobilisation.
Actuellement, la plupart des photocopieurs de l'IUT sont achetés avec un contrat de maintenance du constructeur : le remplacement des consommables (toner) et des accessoires (agrafes, etc.) est assuré par des techniciens externes, dans le cadre de contrats annuels, éventuellement renouvelables.
Une fois le contrat achevé, si le prestataire externe refuse de le prolonger en raison du vieillissement de l'appareil, le coût augmente en général très fortement, chaque intervention étant facturée comme une intervention ponctuelle.
Acquisition
Les photocopieurs font l'objet d'un marché pluri-annuel entre l'UHA et les constructeurs : le fabricant retenu propose une série de modèles, l'achat devant se faire parmi les modèles proposés et négociés durant les trois années que dure ce marché.
L'acquisition d'un nouveau copieur doit donc être budgetisé dans le département et son achat programmé. Cela signifie aussi que chaque département a tout intérêt à suivre d'un oeil avisé les expirations des contrats de maintenance afin d'anticiper le renouvellement.
Répartition
Les photocopieurs sont dispersés dans les départements.
Les secrétariats disposent généralement d'une imprimante-photocopieuse apte à gérer les petites quantités de copies et d'impressions.
Chaque département dispose d'au moins un photocopieur, souvent deux. Il est également possible que des photocopieurs soient mutualisés entre les départements. Le secrétariat de votre département devrait pouvoir vous renseigner à ce sujet.
Public
Les photocopieurs ne sont accessibles qu'au personnel enseignant.
Les étudiants doivent recourir à des prestataires externes (copy shops) ou négocier - pour les projets professionnels par exemple - avec le département pour l'accès à une des photocopieuses de l'institution.
Les étudiants peuvent également disposer d'une photocopieuse au SCD, en acquérant une carte de copies.
Besoins-types relatifs à ce sujet
- Comment utiliser une photocopieuse ?
- Comment connecter une imprimante ?
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Questions-Réponses
Que faire quand un copieur n'a plus de consommables ?
Contactez votre secrétariat. Pour les copieurs sous contrat, vous trouverez sur le photocopieur un numéro de produit et un numéro de téléphone. Il suffit de contacter le numéro indiqué en précisant ce qui manque (toner, agrafes, etc.). Un technicien viendra rapidement remplacer l'élément manquant.
Pour les copieurs sans contrat, le toner doit être acheté selon les mêmes modalités qu'une cartouche d'encre (chez Guilbert). Le département doit engager une commande informatique.
Le photocopieur est en panne, où puis-je copier ?
Il n'y a pas de règle générale en cas de panne : si votre département peut négocier l'accès à une photocopieuse d'un autre département, vous vous en sortirez facilement en changeant de bâtiment. Dans le cas contraire, il vous faudra peut-être recourir à l'impression (plus chère, plus lente, nécessitant une surveillance plus importante) ou différer l'édition de vos copies.
Toutes les photocopieuses disposent-elles des mêmes options ?
Non. Les options nécessaires sont à définir lors de l'acquisition (certaines peuvent être achetées par la suite). Si le recto-verso est toujours présent, et si on trouve toujours plusieurs bacs, les bacs grande capacité, l'agrafage des copies, les bacs de tris ou la perforation sont toujours en option.
De même, toutes les photocopieuses ne sont pas reliées au réseau et ne peuvent donc pas servir d'imprimantes.